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 Definition Die (kommunale) Kosten- und Leistungsrechnung als Teil des internen Rechnungswesens ist ein institutionalisiertes Informationssystem, das der Ermittlung von Kosten- und Leistungsinformationen, gegliedert nach Zeitabschnitten sowie Plan und Ist-Werten dient. Die Kosten werden dabei Kostenarten, -stellen und trägern bzw. Produkten zugeordnet, die Leistungen u.a. nach den Produktarten und -mengen (Erlösen), der Qualität sowie ihrer Wirkungen differenziert. Innerhalb der Kostenrechnung werden mit der Deckungsbeitragsrechnung, sowie der Voll- und Teilkostenrechnung verschiedene Systeme unterschieden. Mit Einführung der kommunalen Kosten- und Leistungsrechnung erfolgt eine konzeptioneller Wechsel von einer Input- (Einnahmen- und Ausgabenbetrachtung) zu einer Outputsteuerung der Verwaltungen (welche Produkte und Leistungen werden in welcher Qualität, mit welchen Kosten und ggf. auch mit welchen Wirkungen = Outcome) erbracht? Das vorrangige Ziel der Kosten- und Leistungsrechnung besteht in einer Steigerung der Wirtschaftlichkeit der Verwaltung. Bedeutung Mit der Zielsetzung der Steigerung der Wirtschaftlichkeit verbunden ist die Frage nach der Bedeutung der KLR für die öffentlichen Verwaltungen. Bei enger Interpretation dürfte die Kosten- und Leistungsrechnung nur in den Kommunalverwaltungen zum Einsatz kommen, in denen ihre Einführung nicht mehr Kosten verursacht, als sie auf anderer Seite an Mehrwerten (z.B. Einsparungen oder zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten) für die Verwaltung mit sich bringt. Insbesondere in kleineren Verwaltungen stellt sich daher oftmals die Frage nach der betriebswirtschaftlichen Rentabilität. Ein zweites Problem ergibt sich aus der zumeist nicht existenten Marktwirkung der von Kommunalverwaltungen angebotenen Leistungen. Der einzelne Bürger bzw. das einzelne Unternehmen mit seinem festen Wohn- und Firmensitz kann sich die Leistungen seiner Kommunalverwaltung nur in den seltensten Fällen auswählen. Es existiert auch kein Marktpreis, der sich nach Angebot und Leistung (Qualität und Preis) bemisst. Der Preis der öffentlichen Leistung ergibt sich zumeist per Gebührenordnung oder Satzung. Eine Marktwirkung (Konsum / -verzicht) sind nicht das Ergebnis der tatsächlichen Leistung. Den Kommunalverwaltungen fehlt mithin die Möglichkeit der Gewinnmaximierung (z.B. höhere Marktpreis durch höhere Qualität). Die öffentliche Verwaltung kann daher i.d.R. auch nur an der Zielsetzung gemessen werden, bestimmte Leistungen gemäß Zielvorgaben zu erbringen – und dies möglichst wirtschaftlich. Die eigentliche Steuerung erfolgt daher i.d.R. über Kennzahlen, die sich z.B. auf den Grad der Leistungserfüllung (wozu?), pekuniäre Aspekte (womit?), Serviceorientierung (wie) oder sonstige interne (z.B. Mitarbeiterzufriedenheit, geringe Fluktuation, Übernahme Auszubildende) oder externe Größen (z.B. soziale, ökologische, sportliche) beziehen kann Der Aufbau eines solchen Kennzahlensystems verdeutlicht aber auch die Notwendigkeit einer umfassenden Definition von Leistungen bzw. deren Einordnung in ein Produktbuch mit Produktbereichen, -gruppen und Produkten. Damit allein ist es jedoch noch nicht getan. In Übereinstimmung mit zahlreichen empirischen Untersuchungen zur Bedeutung der Kosten-/Leistungsrechnung im öffentlichen Sektor zeigt sich immer wieder, dass der Erfolg einer Kosten- und Leistungsrechnung maßgeblich davon abhängt, ob diese Teilbereiche der Verwaltung einbezieht, bedienerfreundlich bei Ein- und Ausgaben (Berichtswesen) ist, genutzt wird, und dass sie von der Verwaltungsspitze bis zu den einzelnen Mitarbeitern akzeptiert und mitgetragen wird. Dort, wo diese Faktoren berücksichtigt werden, kann der Einsatz der Kosten- und Leistungsrechnung zu einer Erhöhung der Wirtschaftlichkeit und Kostensensibilität beitragen bzw. rationale Entscheidungen ermöglichen. Notwendige Voraussetzung für die Verwaltungsführung ist jedoch ein leistungsfähiges, flexibles und zugleich regelmäßiges Berichtswesen. |
In der Praxis werden diese
Erkenntnisse leider zu selten berücksichtigt. Die Kosten- und Leistungsrechnung
hat daher noch nicht die Bedeutung, die ihr eigentlich zufallen müsste
bzw. ihr im doppischen Kontext mit zunehmender Staatsverschuldung zwangsläufig
zufallen wird. Ursächlich
für
das Verkennen der Notwendigkeit einer Kostenrechnung sind oftmals strukturelle
Probleme
(z.B.
fehlende
Integration kostenrechnerischer
Kompetenzen in die Verwaltung), fehlende Akzeptanz in der Verwaltung, zu
geringe Durchdringung oder schlichtweg ungeeignete Produkte. Das Produkt Bei der Konzeption des AB-DATA Moduls Kommunale Kosten- und Leistungsrechnung wurde darauf geachtet, diese Erkenntnisse mit zu berücksichtigen. Ähnlich der Entwicklung im Bereich der Kommunalen Doppik sollte kein rein kaufmännisches Produkt entstehen. Vielmehr wurde Wert darauf gelegt, die besonderen Bedürfnisse der Kommunalverwaltungen mit zu berücksichtigen. Das Produkt sollte daher kein Papier für nur selten oder gar nicht geöffnete Aktenschränke liefern, sondern elementarer Bestandteil der täglichen Arbeit möglichst jedes Mitarbeiters / jeder Mitarbeiterin der Verwaltung sein. Das Produkte sollte nicht zu komplex sein, um von allen Anwendern - auch denen ohne kostenrechnerisches Know how - verstanden werden zu können. Eine solche anwenderfreundliche Kosten- und Leistungsrechnung sollte zugleich aber nicht zu Lasten der Leistungsfähigkeit des Produktes gehen. Mit der Markteinführung des Produktes im Herbst 2004 konnte sich die interessierte Öffentlichkeit von der erfolgreichen Umsetzung dieses Vorhabens überzeugen. Der Spagat zwischen hoher Ergebnisqualität und Anwenderfreundlichkeit ist tatsächlich gelungen. Schlüssel des Erfolges, wie zuvor beim Produkt Kommunale Doppik auch, war und ist eine Auf- und Weiterverarbeitung einer Vielzahl der Informationen aus dem bestehenden Tagesgeschäft für die Kosten- und Leistungsrechnung. Im einzelnen dazu beigetragen haben v.a. die vollständige Integration der Kosten- und Leistungsrechnung in die übrigen Module des AB-DATA Finanzwesens, die zielgerichtete Nutzung von Daten aus Vorsystemen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie ein leistungsfähiges Berichtswesen. Die hohe Anwenderfreundlichkeit des Verfahrens basiert auf der Minimierung der notwendigen zusätzlichen Dateneingaben sowie der hohen Transparenz und Verständlichkeit des Systems. Dass mangelnde Komplexität einer einfach zu handhabenden Kosten- und Leistungsrechnung nicht zwingend zu Einbußen bei der Funktionalität führen muss, zeigt ein Auszug aus den Leistungsmerkmalen der Software: Verwaltung verfahren (z.B. Plan-, Ist- und Plan, Teil- , Vollkosten- und Deckungsbeitragsrechnung) Umlageverfahren / Betriebsabrechnungs- bogen mit Umlagenberechnung Istkostenrechnung von Lohn- und Gehaltsdaten auf Kosten- stellen und Kostenträger über Projekte als vierte Buchungsdimension rechnung (z.B. Planstellen, -umlagen, -abschreibungen und -versionen) Mitarbeiter) -haushalt und anderen AB-DATA KOMMUNAL- Verfahren wie z.B. Anlagenbuchhaltung |
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