Mit Aufkommen der Kommunalen Doppik gewinnt der Begriff des Controllings eine zunehmende Bedeutung. Controlling ist die Unterstützung der Verwaltungsleitung und der führungsverantwortlichen Stellen bei ihren Planungs-, Steuerungs- und Kontrolltätigkeiten durch Information. Unterschieden wird dabei in ein

  •  strategisches Controlling, das die Effektivität
         (Zweckmäßigkeit) zum Ziel hat: Welche
         Leistungen sind anzubieten, um die
         gesellschaftlichen Anforderungen zu
         erfüllen?

  •  und ein operatives Controlling, das die
         Effizienz (Wirtschaftlichkeit) der Leistung
         zum Ziel hat: Wie können wir unsere
         Leistungen so kostengünstig und gut wie
         möglich anbieten.“


    • Diese beiden Aspekte müssen zugleich kompatibel mit den personellen und finanziellen Ressourcen der jeweiligen Kommunalverwaltung sein.

    Bevor Controlling greifen kann, hat die Verwaltung für sich selbst zu klären, welche Ziele wie erreicht werden sollen. Diese Ziele sind je nach Tätigkeitsbereich des Controllings zu definieren wie z.B.

  •  Sind unsere Ziele klar formuliert?

  •  Sind unsere Maßnahmen (Projekte oder
         Produkte) geeignet, diese Ziele zu
         erreichen?

  •  Lassen sich die Wirkungen unserer
         Maßnahmen angemessen quantifizieren?
  •  Welche Kennzahlen mit welchen
         Toleranzwerten sollen der Verwaltungs-
         steuerung dienen?

  •  Werden die geplanten Maßnahmen auch
         tatsächlich umgesetzt?

  •  Wie ist die Informationspolitik organisiert
         und in welcher Form wird dabei die
         Verwaltungsführung einbezogen?

  •  Gibt es ein Frühwarnsystem zur Erkennung
         von Fehlentwicklungen (Soll-Ist-Vergleiche)?
  •  Welche Reaktionsmöglichkeiten bestehen
         auf Fehlentwicklungen?

  •  Ist die Verwaltungsführung mit den
         Maßnahmen eines Krisenmanagements
         vertraut?

  •  Sind alle Kontrollen der Abläufe und alle
         Kontrolleinrichtungen wirtschaftlich?


    • Die Hauptaufgabe des Controlling besteht nach dieser konzeptionellen Phase in der Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten (Informationen) zur Vorbereitung zielsetzungsgerechter Entscheidungen. Im Einzelnen hat Controlling daher dafür zu sorgen, dass verwaltungswichtige Informationen datenbanktechnisch gespeichert, veraltungsweite Informationsversorgung gesichert, Berichtswesen konzipiert, Kennzahlensysteme entwickelt, Informationen ausgewertet, Soll-Ist-Vergleiche erstellt, Abweichungen analysiert sowie Lösungsvorschläge erarbeitet und koordiniert werden. Controlling hat daher primär eine dienende, führungsunterstützende Funktion auf Basis einer leistungsfähigen Informationsverarbeitung.

    Um diesen Anforderungen gerecht zu werden setzt AB-DATA seit Einführung seiner Client/Server-Software nicht mehr allein auf ein applikationsgebundenes, weitgehend starres Berichtswesen. Angesichts der sehr komplexen und immer dynamischeren Anforderungen an die Kommunalverwaltungen ist ein flexibles Controlling notwendig, das je nach Situation flexibel die ihm zur Verfügung stehenden Daten beschaffen, aufbereiten und analysieren kann. Damit kann im Prinzip aber auch nicht ausgeschlossen werden, dass selbst scheinbar unwichtige Informationen plötzlich von Bedeutung werden können.     		  AB-DATA hat daher konsequent mit der Entwicklung seiner Client/Server und Java-Software Finanzwesen darauf geachtet, die Speicherung aller Daten in einer leistungsfähigen Datenbank mit einem funktionierenden Datenmodell vorzunehmen. Und da den AB-DATA-Entwicklern für seine Kunden das beste gerade gut genug war, hat man sich im Bereich der Datenhaltung für das weltweit leistungsfähigste und führende System von Oracle entschieden.

    Aufgrund des medienbruchfreien Technologiekonzeptes können darauf aufbauend alle jemals aus dem AB-DATA Finanzwesen in der Datenbank gespeicherten Informationen über das universelle Auswertewerkzeug Oracle Discoverer ausgewertet werden. Sofern diese zudem in einem logisch sinnvollen Zusammenhang im Datenmodell stehen, können diese auch mit anderen Daten kombiniert werden (z.B. zum Zweck eines Soll-Ist-Vergleichs). Der Berichts- und Informationsfunktionalität sind somit quasi keine Grenzen gesetzt.

    Dank des anwenderfreundlichen Werkzeuges Oracle-Discoverer kann der Anwender selbst variabel auf Anforderungen der Verwaltungsführung reagieren, Berichte weitgehend frei generieren bzw. flexibel anpassen sowie Daten in Kennzahlen und Hochrechnungen einfließen lassen. Optional können diese Berichte auch grafisch dargestellt werden oder zur Weiterverwendung in Office-Produkte (z.B. Excel oder Word) eingebunden werden. AB-DATA liefert für den täglichen Einsatz des Discoverers bereits ca. 700 Arbeitsblätter kostenfrei mit aus. Diese können für zahlreiche Bereiche genutzt werden, u.a. auch für eine sehr anwenderfreundliche Generierung der notwendigen Vorberichte zum Haushaltsplan (inkl. Grafiken).

    Mit Hilfe des Oracle Discoverers erhält somit der Kunde im Sinne der Controllinganforderungen die umfassende Unterstützung für die Verwaltungsleitung und die führungsverantwortlichen Stellen bei ihren Planungs-, Steuerungs- und Kontrolltätigkeiten, die eine moderne Kommunalverwaltung auszeichnet. Die Zeit der Kundenabhängigkeit vom jeweiligen Softwarehersteller bei der Erstellung oder gar Variation einzelner Auswertungen aus der Anwendung heraus gehört damit bei AB-DATA der lästigen Vergangenheit an. Die einzige wirkliche Aufgabe, die der Kunde nun noch lösen muss, ist die Definition der eigenen Ziele und Anforderungen für das Controlling. Bei Bedarf kann jedoch auch hier von Seiten AB-DATA strategische Beratung angeboten werden.

    		    
                 
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