Im Informationszeitalter entscheidet zumeist die schnelle Verfügbarkeit von Informationen über Erfolg und Niederlage, Gewinn und Verlust. Information bedeutet Wissen und Wissen letztlich Macht. Die stetig wachsende Flut an Informationen fordert daher von jedem Einzelnen immer größere Anstrengungen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Insbesondere öffentliche Verwaltungen mit ihren z.T. sehr langen Entscheidungswegen neigen zu einer Bürokratisierung mit einem dementsprechenden Wust an Schriftverkehr, Belegen, Dateien und e-mails. Bis heute führt daher in den meisten Kommunalverwaltungen der Zugriff auf benötigte Informationen zumeist in den Keller bzw. ins Archiv. Eine effiziente und schnelle Verfügbarkeit von Informationen sieht anders aus, insbesondere bei einer einzelfallbezogenen Recherche, die anderen Mitarbeitern später nicht mehr zur Verfügung steht.

Eine intelligente Software für Dokumentenmanagement und Archivierung zielt daher darauf ab, alle in der Kommunalverwaltung anfallenden wichtigen Geschäftsprozesse elektronisch verfügbar zu halten. Dies betrifft sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden Prozesse. Notwendige Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektrealisation ist dabei eine gemeinsame Abstimmung des Workflows innerhalb der Verwaltung. Ein Zugriff auf die Informationen muss über definierte Such -und Ordnungsbegriffe oder eine Volltextrecherche jederzeit möglich sein. Perspektiven hin zu einer digitalen Signatur sollten ebenfalls über die Schiene DMS / Archivierung lösbar sein.

Der Markt für solche Lösungen ist heute sehr groß und von einer ausgesprochen hohen Dynamik gekennzeichnet. AB-DATA arbeitet daher nur mit solchen Anbietern zusammen, die über eine solide und leistungsfähige Finanz- und Infrastruktur verfügen. Die meisten erfolgreichen Projekte hat AB-DATA diesbezüglich mit dem Meppener Unternehmen Codia realisiert. Zum Einsatz kommen hierbei i.d.R. die Produkte der Firmen SAPERION und d.velop.

Das in die AB-DATA KOMMUNAL-Verfahren optional integrierbare Produkt KommArchiv von Codia ermöglicht z.B. das effiziente Arbeiten mit sämtlichen Dokumenten rund um kommunale Steuern, Gebühren, Beiträge und sonstige Festsetzungen. Vom Einakten über die Verwaltung bis zu Suchvorgängen unterstützt die Software sämtliche Vorgänge. Jeder Mitarbeiter kann direkt von seinem Arbeitsplatz auf alle erforderlichen Akten in elektronischer Form zugreifen. Sämtliche Informationen liegen platz- und zeitsparend vor und können auch gleichzeitig von anderen Kollegen verwendet werden.

KommArchiv erstellt die Akten automatisch. Nachdem der Druckoutput für die Steuer- und Abgabenbescheide an KommArchiv übergeben wurde, erstellt dieses aus den Informationen automatisch die elektronischen Akten mit den entsprechenden Indexinformationen wie Steuernummer, Abgabennummer etc. Eine elektronische Kopie der Bescheide wird automatisch in die entsprechenden Akten eingestellt. Eingehende Post wird gescannt, mit den entsprechenden Indexwerten versehen und archiviert.

  •  Haushaltsplanung und -ausführung,
  •  Bar-) Kasse mit automatisiertem
         Zahlungsverkehr (Online-Banking) und
         Mahnwesen,
  •  Kosten- und Leistungsrechnung / Controlling
  •  Vermögenserfassung und -bewertung /
         Anlagenbuchhaltung,
  •  Budgetierung,
  •  Fakturierung,
  •  Mahnwesen mit Integration zur
         Vollstreckung,
  •  Drei-Komponenten-Modell mit Finanz-,
         Vermögens- und Ergebnisrechnung,
  •  Konzernkonsolidierung,
  •  Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung sowie
         eine
  •  sanfte oder harte Umstiegsoption von
         Kameralistik auf Doppik mit der Option auf
         Parallel- und Musterbetriebe.
    		•   Die Einsparpotenziale einer Stadt oder Gemeinde mit „KommArchiv Steuern & Abgaben“ sind enorm: Dokumente und Akten werden nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch verwaltet. Allein der Zeitaufwand für das Einakten kann so um bis zu 75% reduziert werden. Jeder Mitarbeiter kann direkt von seinem Arbeitsplatz auf alle erforderlichen Akten in elektronischer Form zugreifen. Durch die dadurch erzielte sofortige Auskunftsbereitschaft erhöht sich die Bürgernähe und -zufriedenheit. Vielfältige Such- und Sortierfunktionen ermöglichen ein wesentlich rationelleres Arbeiten. Die Dokumente stehen strukturiert auf einen Blick zur Verfügung. Durch die Verringerung der Papierflut reduzieren sich die Archiv- und Raumkosten enorm.

    Darüber hinaus gewinnt auch die Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen im Zuge der eGovernment-Initiative des Bundesinnenministeriums eine besondere Priorität. Als Technologieführer im Markt hat AB-DATA auch hier früh Standards gesetzt. So gehört z.B. der Landkreis Emsland mit seinem erfolgreichen Modellprojekt Elektronische Archivierung und Signatur, mit der die Rechnungsfreizeichnung wesentlich erleichtert und beschleunigt wird, zu den bundesweiten Pionieren.

    Die Verringerung von Raumkosten, die Reduktion von Bearbeitungszeiten, die Steigerung der Informationsdichte sowie die Verschlankung der Verwaltungsprozesse sind letztlich nur einige der Argumente, die für einen Einsatz einer DMS-Lösung sprechen. Unter Berücksichtigung dieser Vorteile kann sich die Einführung eines DMS-Systems je nach kundenspezifischer Situation sehr schnell amortisieren. Zu beachten gilt dabei jedoch, dass es sich bei der Einführung solcher Verfahren i.d.R. um mehrjährige Prozesse handelt, die aufeinander abgestimmt sein wollen. Codia bietet daher neben seinen DMS-Lösungen im Finanzwesen zahlreiche weitere Spartenlösungen z.B. für die Bereiche Melde-, Sozial- oder Bauwesen an.    		    
                 
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